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Adjoint administratif – Génie civil

EMPLACEMENT

Sherbrooke

TYPE D'EMPLOI

Temps plein

DIVISION

Administration

Description du poste.

Sommaire du poste

Relevant du Directeur à la gestion de projets – Génie civil, le titulaire du poste sera en collaboration étroite avec le Chargé de projet principal pour la gestion de projets conformément aux règles, aux procédures et aux politiques en vigueur pour Hydro Québec.

Tâches et responsabilités

  • Analyser, interpréter et élaborer les travaux à exécuter à partir des documents d’appels d’offre, des devis et des plans
  • Extraire et envoyer la liste des ressources quotidiennement au client
  • Faire l’ouverture de projets dans Maestro
  • Faire les demandes d’info-excavation et le suivi de celles-ci
  • Extraire l’information du portail du client et créer des dossiers de suivi interne
  • Créer des dossiers physiques pour les équipes terrain (regrouper les informations, mettre en page, imprimer, faire les étiquettes)
  • Assurer le suivi et la signature des bons fournisseurs vers la comptabilité
  • Alimenter notre logiciel interne pour les Contremaîtres (SmartUse, One note)
  • Assurer le suivi des projets et les dates d’échéance dans le logiciel du client
  • Assurer un suivi rigoureux des projets et des étapes de facturation dans un fichier centralisé
  • Assurer le suivi des dossiers pour les réfections, préparer les demandes aux opérations
  • Rédiger des PO fournisseurs
  • Assister aux réunions d’ouverture ainsi qu’aux réunions de planification et rédiger les procès-verbaux
  • Effectuer des demandes de permis auprès des arrondissements
  • Faire la gestion et le suivi des divers documents de contrôle-qualité associés aux divers projets en cours
  • Collaborer quant au suivi des divers documents contractuels associés aux divers projets en cours, principalement au niveau de la facturation et le contrat en cours
  • Assurer un suivi des travaux/quantités réalisés avec le Chargé de projets et les Contremaîtres pour fin de facturation
  • Procéder à la saisie de données pour la facturation des projets aux clients et s’assurer que celle-ci soit exacte, produite dans les meilleurs délais et conforme aux spécifications internes et du client et aux exigences du contrat
  • Faire le suivi avec la comptabilité interne sur la facture en cours
  • Faire le suivi des dépenses dans Maestro
  • Produire certains rapports de suivi (facturation, avancement des travaux, coûts, etc.)
  • Faire des visites de repérage, effectuer la prise de photos et la consignation des informations dans les dossiers internes
  • Aller porter et récupérer les dossiers des Contremaîtres au terrain
  • Effectuer des visites pour la prise de dimensions des réfections effectuées à des fins de facturation
  • Effectuer toutes autres tâches de même nature ou d’ordre général reliées à l’emploi, demandées par son supérieur immédiat
Le ou la candidat(e) devra se soumettre à une VFIP complète par Hydro-Québec (antécédents, crédit, ect.)

Compétences
recherchées

Qualifications

  • Expérience à titre d’Adjoint administratif ou d’Assistant aux Chargés de projets dans le secteur du génie civil
  • Connaissance des logiciels Microsoft (Word, Excel, Powerpoint, MS Project)
  • Connaissance du logiciel SmartUse (atout)
  • Connaissance du portail web Ace (atout)
  • Connaissance de l’application Maestro (atout)
  • Connaissance de l’application One note (atout)

Profil recherché

  • Autonomie, organisation et rigueur
  • Capacité à travailler en équipe et à gérer son travail
  • Capacité à travailler avec des délais serrés et à savoir gérer les priorités
  • Capacité à prendre de l’initiative
  • Capacité à prendre en charge plusieurs mandats/suivis à la fois

Pourquoi devriez-vous faire carrière
chez Environnement routier NRJ Inc. ?

  • Salaire très compétitif : Parce qu’on reconnaît votre travail!
  • Assurance collective : Nous tenons à votre santé! On vous offre donc une assurance collective que nous payons à 100% et cela comprend de nombreuses couvertures ; médicaments, dentaire, paramédicaux, assurance vie/voyage, longue durée, etc.
  • Vacances de quatre semaines offertes à l’embauche : Vos efforts ont le mérite d’être récompensés!
  • Horaire de travail flexible : Vous ferez votre propre horaire, tant et aussi longtemps que vous respectez la plage horaire établie! Télétravail également possible suivant l’acquisition des compétences au poste
  • Travail d’équipe : Le travail d’équipe est au cœur de notre ADN! De plus, notre équipe est dynamique et attachante.
  • Encadrement et formations spécifiques au poste : Parce que le développement de vos compétences nous tient à cœur!
  • Nouveaux défis : Nous sommes en constante innovation et nous avons besoin de votre créativité! Chez NRJ, il y a plusieurs projets dans lesquels vous pouvez vous impliquer.
  • Possibilité d’avancement : Ce n’est pas un secret, nous sommes en pleine expansion et les postes se multiplient, rien ne peut vous arrêter!
  • Autonomie : Chez NRJ, on vous donne la cadre de votre poste et vous prenez le lead!
  • Plaisir : Dîner mensuel pour célébrer les anniversaires, activités sociales et sportives, semaine de la santé au travail et plusieurs autres!
Votre candidature sera conservée de façon confidentielle pour une durée maximale de 6 mois. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.Prendre note que l’emploi du masculin est utilisé dans le présent affichage comme générique, dans le seul but de ne pas alourdir le texte.

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